Konferencijų organizavimas ir planavimas

Konferencijų organizavimas – kaip tai vyksta?

 

Vykdote veiklą, kurioje konferencijos dažnas įvykis? Tuomet konferencijų organizavimas Jums itin aktuali tema. ATWEDDING komanda sukaupusi didelį bagažą patirties organizuojant būtent tokio tipo renginius. Konferencijų organizatoriai padės sustyguoti renginio planą taip, kad viskas įvyktų sklandžiai, dalyviai būtų visuomet užimti ir jais pasirūpinta. Norite užsiimti švietimu, skleisti savo žinias bei padėti pasiekti savo tikslų kitiems – mes Jums padėsime tai įvykdyti maksimaliai profesionaliai.

Šiek tiek aptarsime, kokio tipo konferencijos dažniausiai organizuojamos ir kokie aspektai apie jas yra patys svarbiausi.

• Vidiniai renginiai. Kitaip tariant – įmonės ar organizacijos viduje vykstantys konferencijos tipo įvykiai. Įvairūs mokymai, įmonės ar organizacijos tikslų aptarimas, darbuotojų ar narių diskusijų vakaras bei kiti informacinio pobūdžio renginiai. Nesvarbu, ar planuojate mažą, ar didelį dalyvių kiekį, konferencijų organizavimas visuomet Jums pasitarnaus.
• Išoriniai renginiai. Dažniausiai su kviestiniais svečiais, partneriais ar įmonių klientais rengiamos konferencijos. Neretai, norint sužavėti potencialius partnerius, tokio tipo konferencijos yra rengiamos laikantis itin aukštų standartų. Juk norite palikti ypatingą įspūdį apie savo įmonę visiems kviestiniams svečiams.

Ką apima konferencijų organizavimas, ko galite tikėtis iš mūsų komandos?

• Konferencijos vieta. Pagal planuojamą dalyvių skaičių, galime parinkti optimalias patalpas Jūsų renginiui. Priklausomai, nuo konferencijos tipo, galime atsižvelgti į kitas smulkmenas, tokias, kaip tinkamas apšvietimas, gera akustika, puikus susisiekimas ir kita.
• Techninis aptarnavimas. Dažniausiai reikalinga įranga, pavyzdžiui mikrofonai, didesni ar mažesni ekranai, projektoriai, papildomas apšvietimas, ypač, jei konferencija bus filmuojama ar fotografuojama. Išspręsime visus įgarsinimo bei apšvietimo klausimus, atsižvelgiant į Jūsų norus.
• Renginio programa. Konferencijų organizatoriai, pagal Jūsų pateiktą informaciją sukurs planą ir garantuos, kad viskas prasidės bei pasibaigs laiku, nebus nejaukių pauzių, o dalyviai visuomet bus informuoti apie konferencijos eigą. Kruopščiai sudarytas scenarijus – labai svarbus konferencijos aspektas.
• Konferencijų organizavimas bei jų koordinavimas renginio metu dažnai reikalauja bent keleto darbuotojų. Techninis personalas, gėrimus bei maistą tiekiantys darbuotojai, konferencijos vedėjas ar koordinatorius bei kiti asmenys, priklausomai, nuo esamų paslaugų skaičiaus. Pasirūpinsime, kad Jūsų konferenciją kuruotų ir aptarnautų tik patys profesionaliausi, geros nuotaikos darbuotojai!
• Galime padėti suorganizuoti konferencijos dalyvių bei svečių atgabenimą iki lokacijos. Galimybė vežti didelę grupę žmonių iš darbovietės į konferencijos vietą arba tiesiog pasitikti pavienius kviestinius svečius iš užsienio. Atvykę į oro uostą svečiai bus pasitikti ir pristatyti į konferenciją komfortiškai.
• Neretai konferencijos trunka ilgiau nei vieną dieną. Tokiu atveju, kartais tenka pasirūpinti svečių ar lektorių apgyvendinimu. Mielai padėsime suorganizuoti apgyvendinimą patogioje lokacijoje, bei pasirūpinsime, jog svečiai jį pasiektų mūsų parengtu transportu.
• Gėrimai. Be abejonės, svečiais būtina pasirūpinti. ATWEDDING padės parinkti tinkamiausią paslaugos tiekėją, priklausomai nuo to, kokių gėrimų renginyje norite. Trumpiems, vienos dienos renginiams be problemų tiks geriamasis vanduo, kava bei arbata, o didesniems, kelių dienų – dažnai užsakomos ir barmenų paslaugos konferencijos vakarinei daliai arba Gala renginiui. Bendradarbiaujame su profesionaliais barmenais, gėrimų tiekėjais. Parinksime būtent Jūsų konferencijos tipui labiausiai tinkantį gėrimo serviravimo būdą.
• Net ir trumpesniuose renginiuose rekomenduojame dalyvius pavaišinti užkandžiais ar desertais. Jei konferencija vyksta net kelias dienas, tuomet reikėtų apgalvoti ir apie karštuosius patiekalus. Vienas iš populiaresnių variantų – švediško stalo tipo karštas maistas konferencijos pabaigoje, o paskutinę dieną organizuojama šventiška Gala vakarienė su patiekiamais individualiais patiekalais. Konferencijų organizatoriai glaudžiai bendradarbiauja su įvairiais restoranais bei maisto tiekėjais, todėl be problemų padės sudėlioti optimalų renginio maitinimo planą ir kiekvienos dienos meniu.
• Pramogos. Kadangi konferencijos yra informacinio, mokomojo pobūdžio renginiai, dalyviams būtinas ir šioks toks atsipalaidavimas. Visuomet suplanuojame pertraukas, kurių metų dalyviai gali ne tik atsigaivinti gėrimais ir paskanauti užkandžių. Galimos muzikinės pauzės su gyvais atlikėjais, įvairios meninės interaktyvios instaliacijos, vedėjo vedami žaidimai, nedideli konkursai prizams laimėti ar kita.
• Konferencijos fotografavimas ar filmavimas. Mūsų partneriai mielai suteiks Jums kokybiškas foto ar video paslaugas, kad galėtumėte pasidalinti sėkmingo renginio akimirkomis su visais!

Paminėjome pagrindinius aspektus, tačiau konferencijų organizatoriai pasirūpins ne tik čia išvardintais dalykais. Daug dėmesio skirsime ir smulkmenoms – kartais būtent jos gali būti raktas į sėkmingą renginį.

Konferencijų organizavimas Vilniuje bei kituose Lietuvos miestuose ir visokeriopa pagalba ruošiantis jai! Susisiekime.

Norėdami užsakyti ATWEDDING konferencijų organizavimo ir koordinavimo paslaugas artėjančiam renginiui, parašykite mums – atweddinglt@gmail.com arba skambinkite telefonu +370 646 72727. Rašydami mums į el.paštą, parašykite daugiau informacijos apie Jūsų renginį, datą, miestą, kad galėtume greičiau įvertinti jūsų poreikius ir pasiūlyti geriausią variantą.